Сшивайте правильно!

О том, как должен налогоплательщик правильно представлять заверенные копии истребуемых документов на бумажном носителе, разъяснил Минфин в своем письме от 29 октября 2015 года № 03-02-РЗ/62336. Под копией документа подразумевается экземпляр, который полностью воспроизводит информацию подлинника. Заверенная копия – это документ, содержащий реквизиты, который обеспечивает его юридическую значимость.

Итак, какие правила прописал Минфин в своём письме:

- размер одной сшитой пачки не должен превышать 150 листов;
каждый лист должен быть пронумерован арабскими цифрами, начиная с «1»;
все листы сшива прошиваются на 2-4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, связываются и скрепляются бумажной наклейкой, закрывающей место скрепления прошивки;
размер бумажной (закрепительной) наклейки, размещенной на оборотной стороне последнего листа, должен быть около 40-60 мм на 40-50 мм;
наклейка должна полностью закрывать место скрепления прошивки; за ее пределами должно остаться не более чем 2-2,5 см прошивных нитей;
на бумажной наклейке делается заверительная надпись с указанием количества пронумерованных листов (арабскими цифрами и прописью);
надпись проставляет руководитель или иной представитель организации с указанием Ф.И.О., должности и даты подписания;
заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии); печать должна частично захватывать бумажную наклейку, личную подпись, Ф.И.О. лица, заверившего документы и дату их заверения.

Представлять в ИФНС сшивы документов (копий документов) следует с сопроводительными письмами. Что должно быть указано в сопроводительных письмах: основание их представления, реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов в каждом из них.

Минфин подчеркнул, что при формировании сшивов следует обеспечить целостность документов (их копий), возможность их свободного чтения и копирования.